党政办公室所属会议室、接待室是学院举行会议、接待宾客的重要场所。为保证学院日常工作的正常运转，规范会议室管理,明确使用范围和使用审批程序,提高会议室的使用效率，特制定本管理办法。
一、会议室使用范围
1.党委会、党委中心组学习、中层干部会；
2.院长办公会、党政专题会议；
3.由院领导主持的全院性工作会、座谈会；
4.上级机关来院检查指导工作时的工作汇报会、情况介绍会；
5.兄弟单位来院公务活动时的交流座谈会。
二、会议室使用审批程序
1.会议室由党政办公室行政科负责管理和调配。第一会议室（行政楼三楼会议室）可容纳10人；第二会议室（行政楼二楼会议室），可容纳40人。
2.使用单位一般应于每周五报送下一周的会议室使用申请，交由行政科审核、调配，申请内容包括：会议主持人、会议内容、使用时间、与会人数。
3.行政科根据全院会议情况，在每周《工作安排》中统筹安排会议室的使用。
4.一般不接受临时的会议室使用申请，特殊情况下确实急需的，须报请党政办公室负责人批准。
5.会议邀请有上级领导或兄弟院校、兄弟单位领导出席的，主办单位应事先向党政办公室说明情况，以便于安排接待事宜等。
三、会议准备（包括会场准备）工作责任
1.会议通知、会议材料由会议主办单位负责。
2.会场布置（包括会标、桌签、话筒扩音、投影播放）及清理会场由会议主办单位负责。
3.需要使用会议室音响或投影设备的，须由会议主办单位提前报经行政科负责人同意后，由会议主办单位在党政办公室工作人员指导下调试和使用。
四、会议室的日常管理和使用要求
1.会议室由办公室行政科派专人管理。钥匙专人保管，不外借；会议室随用随开，用完及时锁闭。定时打扫卫生，做好保洁工作，经常检查设施完好情况，以保证会议室的正常使用。
2.使用单位要爱护会议室设备，会议结束时及时关闭照明灯、热水器、空调、音响、投影等设备，并把桌椅恢复原位。
3.严禁在桌椅上踩踏、涂画，禁止在开会时吃零食，不得在会议室丢弃纸张等物。
