报告厅管理办法

第一条 制定目的

我校报告厅的使用管理，优化资源配置，提高使用效率，充分发挥报告厅的作用，更好地为教学、科研、管理等服务，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条 管理部门与功能定位

信息化管理办公室为报告厅的管理部门，统一调配各报告厅的管理和使用，现有报告厅作如下功能安排：

1.本办法所指的报告厅包括：三号实训楼多功能报告厅、活动中心一楼大型报告厅、四号实训楼路演厅。

2.三号实训楼多功能报告厅和四号实训楼路演厅主要用于校级、各职能部门、二级学院（部）办公会议、科研和教学会议等。

3.活动中心一楼大型报告厅主要用于各类学术会议、报告会、校级大型活动等。

4.后附学校三个报告厅场地情况及平面图使用下载。

第三条 借用原则

1.学校各报告厅只允许校内使用，不对外进行借用。

2.借用报告厅遵循“先申请先批准先使用”原则，但以下情形除外：全校类会议优先于部门召开的会议；学校临时召开的重要会议优先于其他会议。

第四条 申请程序

1.各部门（学院）使用会场前，至少提前一天在OA系统上提出申请登记（不提前预约的会议一般不予安排），并注明具体会议内容、正式开始时间、议题及需要的设备（话筒、笔记本等），经信息化管理办公室批复后方可使用。

2.网上借用报告厅的操作流程为：登陆智慧校园系统>OA办公>行政办公>会议申请与安排>会议申请。

3.申请会议的起始时间段要求为“开始布置会场时间或正式会议开始前30分钟）”至“会议结束时间”，如果超过申请的初始时间30分钟后，申请会议部门人员未到达报告厅的，工作人员将视为申请部门放弃使用报告厅。

4.双休日或节假日使用报告厅须提前在工作日预约申请（寒、暑假除外）。

5.为实现报告厅各类设备的科学使用和规范管理，避免工作差错，使用单位须在会议正式开始之前提前一天提供相关议程方案，注明相关环境要求，并做好会场布置等配套准备工作。如有两个部门会议时间冲突的，请相关部门自行沟通，沟通成功后倾务必把最后的会场使用结果提前告知信息化管理办公室相关负责老师，我们会把前者的借用信息退回，后者再借。如因未告知造成会议无法正常进行的，请会议使用部门自行负责。

6.除校级活动外，二级学院级活动原则上应安排在学校规定的上班时间内。

7.因未办理申请手续、申请不及时或不明确而造成会议未批准并延误的，由申请人自行承担责任。

第六条 日常管理

1.使用部门应确保会议内容健康向上，做好会议气氛控制，引导学生文明使用报告厅：进入报告厅，必须保持安静，不得大声喧哗，不得在报告厅内外及走廊中嬉戏打闹，不准携带宠物，不准在报告厅内用餐，吃小食品，以保持报告厅的卫生良好。会议结束后使用部门组织人员彻底打扫报告厅，在报告厅管理人员检查设备完好及卫生打扫干净后方可离开。如某部门多次不打扫卫生就离开，将影响以后的会议借用。

2.报告厅内音响、灯光等设备等均有专职技术人员管理和维护，使用部门严禁擅自拆卸、挪用、外借。如因私自使用造成损坏的，需照价赔偿。

3.使用部门应爱护报告厅设施，使用期间要爱惜会议室的设备及物品，特别是多媒体设备，使用设备时要及时与技术人员沟通，注意各种设备的使用注意事项。

4.注意防火安全，严禁在报告厅内使用明火，严禁在报告厅内吸烟，严禁私自动用消防设施。

5.对上述管理要求，使用部门未自觉遵守各项规定，经劝说无效后，管理部门有权停止其继续借用报告厅。

第七条 附则

本办法自发布之日起实施，由信息化管理办公室负责解释。