第一章   总 则

第一条 为了进一步加强档案管理工作，充分发挥档案的作用，为各项工作服务，根据国家教委1993年颁布的《高等学校档案实体分类法和高等学校档案工作规范》、国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》以及2008年教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》等法规，特制订本制度。

第二条 本制度所称档案，是指本校教学、科研、党政管理及其他各项工作活动直接形成的各种有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 

第三条 档案管理工作是学校的基础工作之一，学校各部门必须高度重视档案管理工作，切实加强对档案管理工作的领导，督促档案管理人员认真做好档案管理工作。

 第二章  档案馆职能

第四条 学校设立档案馆，接受学校领导及省档案局和省教育厅的指导、监督与检查。 

第五条  档案馆的基本职能：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作。

（二）制订学校档案工作规章制度，负责全校档案工作的管理指导、检查其执行情况。

（三）负责接收各部门整理的档案，对库存档案进行分类、鉴定、统计，集中统一管理全校的各类档案及有关重要资料。

（四）努力开发档案信息资源，编辑档案参考资料、专题索引等检索工具，积极提供档案为各项工作服务。

（五）积极开展档案信息化工作，全面实现档案信息化管理。 

（六）负责对全校档案工作人员的业务培训。

（七）积极开展档案学术活动。

第六条 学校各部门必须明确1名负责人分管档案工作，有专（兼）职档案工作人员具体负责文件、材料的收集、整理、立卷和移交工作，并根据学校档案管理办法，制定可行的管理制度，认真做好本部门的档案工作。 

 第三章  档案立卷归档

第七条 学校各类档案严格实行部门立卷制度，全校性、综合性的文件由党政办公室负责立卷归档，其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。

第八条 凡属应归档的文件材料必须按归档要求及时移交档案馆，任何部门和个人不得以任何理由将公务活动形成的档案材料据为己有。

第九条 学校档案归档范围按《黄河水利职业技术学院归档范围及保管期限表》（详见附件1）执行。

第十条 归档的文件材料应质地优良，手稿字迹工整，使用规范的书写材料，图像清晰（配有文字），签字手续完备，符合规范和标准要求。

第十一条 党政部门及按自然年度归档的部门应在次年四月份归档；教学部门及按教学年度归档的部门应在次年十一月份归档；科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后两个月归档；财会档案应在财务部门存放三年后移交档案馆。

第十二条 接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名。

第四章  档案查阅

第十三条 为维护学校档案安全与保密，未经学校授权，任何部门或个人无权查阅学校档案。涉密档案的密级由归档单位确定。查阅档案必须办理相关手续。档案不得外借。

下列情况，不予查阅：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第十四条  查阅档案应严格遵守下列规定：

（一）查阅者须携带本人身份证和查阅说明。

（二）查阅本部门档案，须经部门负责人同意。

（三）查阅其他部门档案，须经查阅者所属部门负责人及归档部门负责人同意。

（四）查阅学籍档案，须持本人身份证及查阅对象毕业证。

（五）查阅档案应在指定的档案室进行，并如实填写《档案利用登记表》。

（六）根据查阅者利用档案的目的，允许查阅一定范围的档案，非查阅范围内的档案材料不得翻阅。

第十五条 查阅涉密档案须由归档单位依据保密规定安排查阅。

第十六条 查阅档案时应保持案卷完整性，严禁拆散、勾划、涂改、裁剪、抽页。

第五章  档案的鉴定和销毁

第十七条  档案馆定期承办对档案的鉴定和销毁工作。鉴定后应写出鉴定报告。销毁时应造出销毁清册，经校领导审核批准后销毁。销毁清册要及时归档。

档案馆销毁档案时，档案馆和有关部门共同派人监销。监销人在销毁档案之前，应当认真按销毁清册清点核对档案。销毁后在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告有关领导。

未经鉴定和批准，任何部门和个人不得随意销毁档案。

第六章  附 则

第十八条 对上述条款的理解和判定，以档案馆解释为准。

第十九条 本制度自下发之日起执行。

2018年4月4日