黄河水利职业技术学院机械工程学院分团委学生会档案管理制度

档案工作是我院分团委学生会工作连续性,有序性的有力保障,为实现工作的正规化,特制定此项制度,以提高工作效率和工作质量：

一、日常工作档案管理办法

1、我院分团委学生会档案是学生会的组织干部管理,教育,活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料,是分团委学生会至关重要的公共财产，档案内容不得随意公示,复制

2、我院分团委学生会档案由秘书处分类统一管理;各部门档案由各部门部长整理,秘书处监督管理,每一学期各部门将进行一次档案清理,将有关活动资料归档备案，装订成册。

3、分团委学生会档案包括人事档案工作档案,财务档案及活动档

4、各部门策划筹备的各项活动的所有资料,必须一式三份交秘书处存档,以备查找(每月计划,总结一份存档即可)。

5、档案形式要求:对于各部文档案,应有文本和电子两种版本。对于非文字性材料,交由信网部和秘书处处理,待总结完后一并上缴。

6、档案上缴日期:在该项活动结束后一周内。

7、档案上交时由相应分管常委审核后交由秘书处签收。

二、档案内容要求
（一）人事档案

包括个人履历简介,年度工作鉴定,以及其它有关材料,由秘书处负责考察记录。

1、个人履历简介是我院学生干部的基础档案,由有关个人及部门填写。

2、年度工作鉴定是对我院分团委学生会成员每年工作的评定,一式三份，作为评定奖学金,评选三好生,优秀学生会干部的依据之一。

3、工作鉴定是校学生会成员免职或毕业离校时对其总体工作的鉴定,由学校有关部门存入该学生档案。
(二)工作档案

包括常规工作考核纪录,部门工作档案,开展活动材料，会议纪录，部门干事思想教育心得等，按时交到办公室相应的档案盒，由秘书处签收。

1、学生会工作目录是学生会的大事记,按日期顺序记录,并标上详细内容所在有关档案的页码。

2、学生会各部门建立工作日志，工作日志作为部门工作档案保存,各部门将其各项工作指示,活动通知,会议文件,决定,建议意见,经验总结等认真详实地加以记载,分管常委定期检查并对相关问题进行解决。

3、我院各班级上交到相应部门的各种材料由各部门签收整理并给于评定。
(三)财务档案

包括账目,现金收支表,各种有关票据,表格等,由生活部负责,定期检查,定期向上级汇报，详见财务制度。

（四）活动档案

1、活动档案内容包括活动计划书；活动筹备情况;活动及进程结果;活动新闻稿、照片等各种文字与图像资料。

2、活动结束后由主办部门及时写出工作总结,并与以上材料一起及时交秘书处归档。
三、档案查阅办法

（一）查阅要求

1、各部门可以根据工作所需向秘书要借阅有关文件,但不得将有关文件作非工作之用。各部门借阅文件后,应保持文件的完整,清洁,不得在文件上乱涂乱写,并且应该及时归还,若有遗失应做出书面检讨,秘书处会做出相应的警告,批评。

2、查阅前请对照办公室档案清单,明确档案名称及档案号。

3、各部在指定时间办理查档手续,并同时告知办公室归还日期。
4、档案阅毕后请及时归还,过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。
（二）借阅手续:
1、各部门副部长,干事,借阅资料要征得部长同意,并由部长以书面形式告知值班人员(学生会干部培训期间,借阅培训材料除外)。
2、借阅档案应办理登记手续